Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp

Công nghệ thông tin xuất hiện và đã đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong quản trị và điều hành các hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Sự phát triển của Internet đã làm thay đổi cách thức quản lý giao dịch từ những thao tác thủ công truyền thống sang giao dich điện tử đã ảnh hưởng đến nhu cầu các bên hữu quan của doanh nghiệp (khách hàng, nhà cung cấp, kho,…) của doanh nghiệp.

Để phát triển trên thị trường các doanh nghiệp phải huy động hiệu quả những nguồn tài nguyên hay nguồn lực của mình. Với sự đa dạng các hoạt động kinh doanh ngày nay, việc quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh trở nên phức tạp hơn, yêu cầu về thời gian, độ chính xác và tính hiệu quả cao hơn. Đồng thời công việc hằng ngày của doanh nghiệp cần có sự liên kết giữa các phòng ban như kế toán, nhân sự, marketing,.. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp cần chọn cho mình một mô hình đầu tư công nghệ thông tin cho phù hợp để phát huy hiệu quả tốt nhất các khoản đầu tư, phục vụ cho hoạt động kinh doanh.

Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp cần có những lộ trình nhất định nhằm đem lại hiệu quả cao, giảm chi phí, tăng năng suất: Đầu tư về cơ sở vật chất Công nghệ thông tin; tăng cường ứng dụng điều hành, tác nghiệp; ứng dụng toàn diên nâng cao năng lực quản lý và sản xuất; đầu tư và biến đổi doanh nghiệp tạo lợi thế cạnh tranh.

Giai đoạn 1: Đầu tư về cơ sở vật chất công nghệ thông tin

Đây là giao đoạn bước đầu đầu tư công nghệ thông tin vào doanh nghiệp. Hệ thống doanh nghiệp cần cung cấp những trang bị cơ bản về phần cứng, phần mềm, và nguồn nhân lực. Mức độ trang thiết bị phải đáp ứng được điều kiện cơ bản về cơ sở hạ tầng của hệ thống thông tin, và có thể không đồng nhất . Ngày nay, mạng nội bộ, máy tính, mạng internet là hệ thống mạng cần có để mọi loại hình tổ chức có thể liên kết giữa các phòng ban nội bộ hoặc giữa các đối tác. Về nguồn nhân lực được đào tạo bài bản để có thể sử dụng thành thạo những cơ sở hạ tầng trên, giai đoạn đầu tư này nhằm tạo tiền đề cho những ứng dụng công nghệ thông tin tiếp theo.

Giai đoạn 2: Tăng cường ứng dụng điều hành, tác nghiệp

Mục tiêu của giai đoạn này là đầu tư công nghệ thông tin để nâng cao hiệu suất hoạt động, hỗ trợ cho các phòng ban, cho các bộ phận trong doanh nghiệp. Đây là bươc phát triển tự nhiên đối với hầu hết các doanh nghiệp, vì khối lượng thông tin ngày càng nhiều nên các doanh nghiệp đầu tư nhằm tự động hóa các quy trình tác nghiệp, kinh doanh xử lý nhanh chóng nhưng vẫn mang lại hiệu quả  tối ưu. Khảo sát cho thấy các doanh nghiệp mới chỉ sử dụng phần mềm phục vụ cho những tác nghiệp đơn giản như thư điện tử, phần mềm văn phòng 95% doanh nghiệp sử dụng. Một số doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm quản lý trả góp, phần mềm quản lý sản phẩm, phần mềm quản lý khách hàng,.. nhưng quản lý các phần mềm còn rời rạc, chưa thống nhất về quy trình. Vì vậy để đạt hiệu quả cao hơn, doanh nghiệp cần phát triển để có thể ứng dụng toàn diện công nghệ thông tin vào quản lý và sản xuất.

Giai đoạn 3: Ứng dụng toàn diện nâng cao năng lực quản lý và sản xuất

Ở giai đoạn 2 là giai đoạn thực hiện cho những bộ phận trong doanh nghiệp thì giai đoạn 3 là giai đoạn thực hiện toàn diện, chuyển từ bộ phận sang toàn diện. Về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin cần có mạng để phủ song toàn bộ doanh nghiệp và đảm bảo được đường truyền thông tin cơ sở dữ liệu lưu chuyển giữa các bộ phận nhanh chóng và chính xác. Hiện nay có nhiều phần mềm tích hợp các hoạt động riêng lẻ của doanh nghiệp thành một quy trình khép kín giúp cho doanh nghiệp dễ quản lý, nâng cao hiệu quả và giảm chi phí quản lý; góp phần tạo nên văn hóa cho doanh nghiệp, tạo nên những chuẩn mực làm việc cùng với hệ thống quy định đảm bảo cho việc thực thi đầy đủ và nghiêm túc các chuẩn mực đó trong toàn doanh nghiệp.

Giai đoạn 4: Đầu tư để biến đổi doanh nghiệp, tạo lợi thế cạnh tranh

Đến nay, công nghệ thông tin không thể thiếu trong hoạt động của doanh nghiệp, nó xâm nhập vào hầu hết các lĩnh vực kinh doanh. Các doanh nghiệp tự động hóa sản xuất và sản xuất linh hoạt  tạo nên ưu thế về giá và sản phẩm phù hợp với chiến lược cạnh tranh của doanh nghiệp mình trên thị trường. Đây là giai đoạn đầu tư công nghệ thông tin quyết định sự tồn tại lâu dài của doanh nghiệp. Kinh doanh trong thời đại internet, cụ thể hơn là sử dụng những công nghệ và dịch vụ Internet để lựa chọn thông tin, kết nối với và chia sẻ   nguồn thông tin giữa các doanh nghiệp, khách hàng, nhà cung cấp,…Thông qua ứng dụng công nghệ thông tin, có thể đưa doanh nghiệp lên tầm cao mới, kinh doanh toàn cầu và thực thi được những chiến lược kinh doanh đạt được hiệu quả cao nhất.

Những giai đoạn này nhằm nhấn mạnh công nghệ thông tin trong doanh nghiệp phải phù hợp với sự phát triển và phục vụ cho những chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn. Tốc độ công nghệ thông tin ngày càng phát triển, mỗi doanh nghiệp cần trang bị những kiến thức để hiểu sử dụng hiệu quả, và lựa chọn những phương thức kinh doanh phù hơp dựa trên nền tảng công nghệ thông tin sẵn có. Phương thức quản lý kinh doanh nào cũng có hai mặt vì thế doanh nghiệp cần phải dự trù những điểm bất lợi khi sử dụng công nghệ thông tin để quản lý, từ đó đưa ra hướng giải quyết phù hợp mà không làm thay đổi những chiến lược kinh doanh đã đề ra.